Gute Prioritäten setzen: Wie du in deiner Selbständigkeit einfacher erkennst, was wichtig ist und was nicht
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“Lerne, die richtigen Prioritäten zu setzen!”
Das ist ein Standardtipp für alle Vielbeschäftigten, die mit ihrer Zeit nur schwer auskommen. Und für alle, die ständig im Clinch liegen mit ihren viel zu vielen ToDos und sich zu oft unter Druck fühlen, weil sie nie alles schaffen.
Prioritäten zu setzen, also bestimmten Dingen Vorrang zu geben, ist ein extrem wertvoller Tipp, vor allem für uns Selbständige. Denn:
Mit den richtigen Prioritäten konzentrieren wir uns auf das Wichtige und Wesentliche.
Und wir können das sein lassen, was weniger wichtig ist.
Was in der Theorie so einfach klingt, ist im turbulenten (Business-)Alltag leider oft schwierig umzusetzen – vor allem, wenn die Ideen sprudeln, gefühlt alles gleich wichtig ist oder sich die Umstände und damit auch die Prioritäten ständig ändern. Dann ist die Gefahr des Verzettelns groß.
Wenn es dir lieber ist:
Du kannst dir den Inhalt dieses Blogartikels auch als Video auf meinem YouTube-Kanal ansehen.
Im klassischen Zeitmanagement gibt es viele Methoden wie die Eisenhower-Matrix oder ABC-Analyse, die helfen sollen, Prioritäten zu setzen. Das Problem ist, dass sie nur bedingt funktionieren:
Zum Beispiel die Unterscheidung nach dringend oder wichtig oder die Unterteilung nach A-, B- und C-Aufgaben.
Aber ganz ehrlich:
Was ist denn jetzt dringend und was ist wichtig und was davon hat Vorrang?
Wo liegt der Unterschied zwischen A, B und C?
Und vor allem: WIE entscheide ich, was was ist?
Ein Beispiel: Ist die Buchhaltung jetzt dringend oder wichtig oder beides? Wenn ich sie auf die lange Bank schiebe, bis das Finanzamt mit hohen Verzugszinsen anklopft, ändert sich das dann?
Deshalb finde ich die klassischen Tools wie das Eisenhower-Modell (das nach dringend und wichtig unterscheidet) oder die ABC-Analyse nur bedingt sinnvoll. (Mehr zu diesen Methoden kannst du ganz einfach googeln, wenn es dich interessiert.)
Zum Glück gibt es diverse weitere Methoden, um sinnvolle Prioritäten zu setzen – und damit mehr Freiraum, Leichtigkeit und Klarheit in dein (Business-)Leben bringen.
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Bevor ich dir meine Methoden jenseits der klassischen Zeitmanagement-Techniken vorstelle, noch ein bisschen Hintergrundwissen für dich:
Die 3 Hauptgründe, warum es uns so schwerfällt, die richtigen Prioritäten zu setzen:
Uns fehlt das Bewusstsein für das, was FÜR UNS SELBST wirklich wichtig ist:
Wir lassen uns zu sehr von außen steuern und fremdbestimmen – von anderen Menschen, von den Medien, von der Gesellschaft, von der zu langen ToDo-Liste. Dazu kommt, dass wir oft zu kurzfristig denken und zu wenig das im Blick haben, was uns langfristig weiterbringen würde.Wir verzögern zu viel und schieben Dinge auf, bis sie so dringend sind, dass sie ganz oben auf der Liste stehen. Dann haben diese Dinge Priorität, obwohl sie im Grunde gar nicht so wichtig sind.
Wir schaffen es oft nicht, uns im Meer der vielen Möglichkeiten festzulegen. Dann fällt es uns schwer, sinnvoll zu priorisieren.
Prioritäten zu setzen, heißt immer auch Entscheidungen zu treffen.
Wenn wir selbst keine Entscheidungen treffen, lassen wir uns fremdbestimmen: Denn dann bestimmen andere Menschen oder die Umstände über uns und unsere Zeit und Energie.
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Was bringt es, Prioritäten zu setzen?
Wir fühlen uns zufriedener und erfolgreicher, weil wir unseren Fokus auf das lenken, was wirklich für UNS wichtig und wesentlich ist. Es ist einfacher, unsere Ziele zu erreichen, weil wir uns mit den Prioritäten genau darauf konzentrieren.
Wir sind entspannter, weil wir sicherstellen, dass die wichtigen Aufgaben auf jeden Fall erledigt werden - und zwar rechtzeitig und ohne unnötigen Stress.
Wir gewinnen mehr Zeit, weil wir durch das Priorisieren automatisch aussortieren und in der Regel auch unsere Abläufe besser organisieren, also effizienter und produktiver arbeiten.
Prioritäten zu setzen bedeutet, proaktiv zu handeln und selbst zu bestimmen.
Und nicht über uns bestimmen zu lassen, abzuwarten und zu RE-agieren auf das, was kommt.
Jetzt denkst du dir vielleicht: „Das klingt alles gut und schön. Aber gehe ich denn ganz praktisch vor, um die für mich richtigen Prioritäten zu setzen? WIE finde ich die RICHTIGEN PRIORITÄTEN heraus?“
Ich teile mit dir 7 Tools jenseits der klassischen Zeitmanagement-Tools, um deine Prioritäten herauszufinden.
7 Impulse, wie es gelingt, die richtigen Prioritäten zu setzen
#1: Deine Ziele
Prioritäten setzen hat sehr viel mit Zielen zu tun - also mit dem, was du erreichen möchtest.
Gerade bei langfristigen Zielen besteht die Gefahr, dass wir sie aus den Augen verlieren – wie die berühmten Neujahrsvorsätze, die im Februar schon oft vergessen sind.
Deshalb darfst du deine Ziele - die langfristigen wie auch die kurzfristigen - immer wieder in deinen Fokus rücken und entsprechende Prioritäten setzen.
Wie das geht?
Brich deine Ziele in Etappen und Teilaufgaben herunter.
Frage dich:
Was kannst du in diesem Quartal oder Monat, in dieser Woche oder heute ganz konkret für dein Ziel tun?
Welcher Teilschritt – und sei er noch so klein – bringt dich ein Stück weiter?
Gewöhne dir an, gerade bei längerfristigen Zielen, regelmäßig etwas für dein Ziel zu tun und dranzubleiben und behalte dein großes Ziel immer im Bewusstsein – zum Beispiel durch regelmäßiges Aufschreiben und Visualisieren.
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#2: Der Wert deiner Aufgaben
Du kannst dich den ganzen Tag mit deinem Instagram-Feed, deiner eMail-Inbox, diversen Newslettern und all den Nebensächlichkeiten beschäftigen. Es ist heutzutage überhaupt kein Problem, sich vom wirklich Wichtigen ablenken zu lassen.
Deshalb:
Überlege dir, welche Tätigkeiten wirklichen Wert schöpfen.
Was genau bringt dich mit deinem Business und deiner Entwicklung weiter?
Welche Aufgaben auf der Liste haben einen Wert für deine Selbständigkeit und dein Leben? (oder stehen sie vielleicht noch gar nicht auf deiner Liste!?)
Vielleicht ist das der Instagram-Feed – vielleicht aber auch nicht… (die Social Media-Experten sind möglicherweise anderer Meinung als ich… 😉)
Stehen die wirklich wichtigen Aufgaben überhaupt auf deiner ToDo-Liste?
Genau diesen wertvollen Aufgaben solltest du mehr Zeit und Energie widmen und sie zur Priorität deiner Arbeits- und Lebenszeit machen. Und logisch, dass Zeit mit deinen Liebsten auch in diese Kategorie fällt. Eben alles, was dir für dein gutes Leben wirklich wichtig ist.
Hier setzen übrigens auch die Coachings mit meinen Kundinnen an: Denn mein Ziel ist es, dass DU deine Selbstorganisation und deine Abläufe so im Griff hast, dass es läuft. Und dass es dir gelingt, genau deshalb den Freiraum für’s Wichtige und Wesentliche zu schaffen – eben weil das ganze Drumherum läuft.
Und ganz ehrlich: Auch mir fällt es nicht immer leicht, mich NICHT in Nebensächlichkeiten zu verlieren. Auch für mich ist es einfacher, mich vom Insta-Feed berieseln zu lassen, im Netz zu surfen oder mich mit irgendwelchen Belanglosigkeiten zu beschäftigen.
Aber ist es das, was ich will? NEIN!
Und deshalb fokussiere ich mich jeden Tag auf’s Neue und lege meine Prioritäten fest:
Das, was ICH wirklich will und was mir am Herzen liegt (in meinem Fall: dich zu unterstützen, dein Selbstmanagement zu vereinfachen und dir Freiräume zu schaffen).
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#3: 10-10-10
Das ist eine weitere Möglichkeit kluge Methode, um herauszufinden, was von deiner langen Aufgabenliste wirklich wichtig und wertvoll ist.
Hier kommt auch wieder die Zeit ins Spiel:
Was bringt dir eine bestimmte Tätigkeit kurzfristig und langfristig?
Nimm dir die ToDos auf deiner Liste vor und frage dich:
Wenn du eine bestimmte Aufgabe jetzt zur Priorität machst, was bringt das für dich in 10 Minuten, in 10 Wochen oder in 10 Jahren?
So entlarvst du schnell die unwesentlichen Dinge.
Und klar: Es spricht gar nichts dagegen, auch mal was zu tun, was dir nur kurzfristig was bringt, zum Beispiel ein kurzes Video einfach nur zum Spaß anschauen – wenn du es bewusst tust und damit nicht ständig zu viel deiner wertvollen Zeit verplemperst.
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#4: 80:20-Pareto-Regel
Das Pareto-Prinzip, oder 80:20-Prinzip, ist auch eine sehr spannende Sache: Es geht darum, DIE 20 Prozent der Tätigkeiten herauszufinden, die dir 80 Prozent des gewünschten Ergebnisses bringen.
Denn es ist wissenschaftlich nachgewiesen, dass das in ganz vielen Lebensbereichen funktioniert:
Mit 20 Prozent deines Einsatzes erzielst du ganze 80 Prozent des Endergebnisses.
Die restlichen 80 Prozent deines Einsatzes machen am Ende einen vergleichsweise geringen Teil für das Gesamtergebnis aus (wenn du mehr darüber wissen willst, frag Google).
Das Prinzip funktioniert auch im Umgang mit deiner Zeit und wie du sie verbringst.
Du kannst in einer Stunde eine Präsentation vorbereiten und dich dann stunden- oder tagelang damit beschäftigen, noch bessere Bilder, eine noch schönere Schrift, noch optimalere Formulierungen, ein noch hübscheres Layout und so weiter zu finden – dabei war die Präsentation bereits nach einer Stunde zumindest inhaltlich fertig.
Ich gestehe: Mir geht es mit einen Blogartikeln oft ähnlich – die Inhalte stehen ziemlich schnell und dann könnte ich bestimmt 10 Schleifen drehen, um immer wieder was zu optimieren (Perfektionismus lässt grüßen). Am Ende muss auch ich aufpassen, dass die aufgewendete Zeit in einem sinnvollen Verhältnis zu den Verbesserungen steht.
Welche 20 Prozent deiner Aufgaben machen DEN entscheidenden Unterschied?
Das herauszufinden ist definitiv nicht einfach, aber es lohnt sich.
#5: Was kannst du wirklich gut und macht dir Spaß?
Wenn du deine eigene Energie schonen und gleichzeitig mehr Spaß haben willst, dann kannst du dich auf die Dinge und Tätigkeiten konzentrieren, die du wirklich gut kannst und gerne machst. Und ihnen entsprechende Priorität geben.
Alles, was dir leicht fällt, macht auch dein Leben leichter und angenehmer.
Das ist doch schon mal Grund genug, oder nicht?
Geh doch mal alle deine Aufgaben nach diesen Kriterien durch:
Was geht dir leicht von der Hand und machst du echt gerne?
Und bei welchen Dingen kämpfst du dich immer wieder durch?
Vielleicht kannst du davon ja ein paar Dinge abgeben oder delegieren – sei es, dass du dir einen Steuerberater für deine Buchhaltung suchst, eine Virtuelle Assistentin für deine Social Media-Posts oder eine Putzfee für Zuhause.
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#6: Nein sagen und Grenzen setzen
Prioritäten haben einerseits mit Entscheidungen zu tun und andererseits auch mit Grenzen.
Du darfst Grenzen anderen Menschen und auch dir selbst gegenüber setzen.
Um zu entscheiden, welcher der vielen Aufgaben denn nun Priorität hat, stelle dir folgende Fragen:
Wofür genau ist die Aufgabe nützlich und sinnvoll?
Musst du sie JETZT erledigen?
Was würde passieren, wenn du sie zu einem späteren Zeitpunkt erledigen würdest?
Ist das wirklich DEINE „Baustelle“?
Bei welchen deiner Aufgaben und Verpflichtungen könntest du klarere Grenzen setzen?
Mit diesen Fragen dürfte so einiges von deiner Liste wegfallen und die Prioritäten kristallisieren sich einfacher heraus.
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#7: Deine Intuition
Auch deine Intuition kann ein sehr guter Wegweiser dafür sein, was Priorität hat und was nicht. Uns Frauen wird ja eine ausgeprägte Intuition nachgesagt und die sollten wir nutzen.
Warum?
Unsere Intuition ganz genau weiß, was jetzt gerade wichtig ist und was nicht.
Wir lassen diese „innere Stimme“ nur oft nicht zu Wort kommen und uns lieber von außen und dem Alltag steuern. Das ist oft einfacher und bequemer.
Ich selbst habe vor circa drei Jahren mit einer bewussten Morgenroutine angefangen und nehme mir morgens immer viel Zeit für mich und um im Tag anzukommen. Auf diese Weise fällt es mir ganz leicht, intuitiv zu entscheiden, was gerade „dran“ ist und wichtig ist. Bevor ich zu Arbeiten anfange, gleiche ich meine intuitiven Prioritäten nochmal mit meiner ToDo-Liste oder Wochenplanung ab – und spannenderweise passt es fast immer.
Das Gute beim intuitiven Prioritäten setzen ist, dass der Druck rausgeht und mehr Leichtigkeit entsteht. Probiere es doch auch mal aus!
Auf den Punkt gebracht:
Die Fähigkeit, sinnvolle Prioritäten zu setzen, ist extrem wertvoll: Du hast die Chance, dich auf das wirklich Wesentliche zu konzentrieren und keine Energie in Unwichtiges zu verpuffen.
Was dir die richtigen Prioritäten bringen?
Klarheit, Zeit, Sicherheit und Leichtigkeit – und das alles kannst du nutzen, um deine Projekte und alles, was dir wichtig ist im Leben voranzubringen.
Lust auf Mehr?
Gerne unterstütze ich dich als Sparringspartnerin, mehr in deine Klarheit zu kommen und eine smarte Struktur in deinem Alltag zu etablieren, damit du deine Pläne und Visionen fokussiert und gleichzeitig entspannt umsetzen kannst.
Schreib mir eine Mail und wir klären, ob und wie ich dich unterstützen kann.