Weniger Chaos, mehr Klarheit: 8 Wege, um deine Aufgaben sinnvoll zu strukturieren
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Du bist nicht das Problem. Dein System vielleicht schon.
Du startest motiviert in die Woche. Du hast vielleicht sogar schon deine Aufgaben sortiert, priorisiert, geplant – und trotzdem verlierst du schon am Dienstag den Überblick. Irgendwie ist wieder alles gleichzeitig wichtig. Wieder bleibt zu viel liegen. Wieder kommt zu wenig rum. Und irgendwann denkst du: Ich krieg das einfach nicht hin.
Stopp.
Du bist nicht unorganisiert. Du bist kein Chaoskopf.
Du versuchst einfach nur, mit einem System zu arbeiten, das nicht zu dir passt. Oder das zu starr ist für dein echtes Leben. Oder zu eng für deinen kreativen Geist.
Was du brauchst, ist kein „höher-schneller-besser“-System. Sondern eines, das dich stärkt. Das deiner Energie gerecht wird. Und das dich daran erinnert, worum es dir eigentlich geht.
Ich zeige dir 8 Wege, die du als Ausgangspunkt nutzen kannst, um dein eigenes System zu gestalten und um deine ToDos sinnvoller und entspannter zu organisieren – nicht perfekt, sondern lebendig.
Und ja: Mit Struktur. Und zwar einer, die dich trägt – nicht drückt.
INHALTSVERZEICHNIS
8 Wege, um deine Aufgaben sinnvoll und entspannter zu strukturieren
#1: Hol dir den Überblick zurück – aber bitte einen, der dich nicht erschlägt
#2: Nutze ein Tool, das dich stärkt – nicht eines, das du „auch noch bedienen musst“
#3: Triff Entscheidungen. Sonst triffst du auf Widerstand – in dir
#4: Plane realistisch – im Einklang MIT deinem Leben, nicht dagegen
#5: Fokussiere bewusst – statt alles gleichzeitig zu wollen
#6: Arbeite im Einklang mit deiner Energie – nicht mit externen Taktgebern
#7: Erlaube dir, es dir leicht zu machen
#8: Gib ab, was nicht bei dir bleiben muss
Auf den Punkt gebracht
8 Wege, um deine Aufgaben sinnvoll und entspannter zu strukturieren
#1: Hol dir den Überblick zurück – aber bitte einen, der dich nicht erschlägt
Viele denken, der Überblick sei eine Liste mit allen Aufgaben, Projekten und Ideen. Hauptsache: vollständig.
Aber der wahre Überblick ist nicht alles sehen.
Sondern erkennen, was JETZT zählt.
Was jetzt dran ist. Was du loslassen kannst. Was einfach mal warten darf.
Was hilft:
Sammle deine Aufgaben, Ideen und offenen Themen an einem Ort, der sich für dich gut und richtig anfühlt (erstmal egal, ob Notizbuch, App oder Excelliste – wichtig ist ein Ort).
Mach regelmäßig einen sanften Check-in: Was ist akut? Was ist alt? Was will endlich entschieden werden? Was will umgesetzt werden? Was ist jetzt dran?
Und: Trenne Gedanken und Ideen von Aufgaben. Nicht alles, was dir in den Sinn kommt, ist automatisch schon ein ToDo, das auch gemacht werden will.
Denn dein Kopf ist kein Ablagesystem. Und dein Nervensystem dankt dir, wenn du ihm die Verantwortung abnimmst.
#2: Nutze ein Tool, das dich stärkt – nicht eines, das du „auch noch bedienen musst“
Viele springen zwischen Notizbuch, App, Whiteboard und PostIts. Immer in der Hoffnung, dass das neue Tool endlich die Lösung ist.
Ist es aber nicht.
Wichtig ist nicht das Tool an sich. Sondern:
Ob du es regelmäßig nutzt.
Ob du einen Überblick hast.
Ob es sich leicht anfühlt.
Ob es dir hilft, das wirklich Wichtige vom Lauten zu unterscheiden.
Und ja – es darf schön sein. Klar strukturiert. Inspirierend. Und vor allem: dein System. Eines, das nicht auf Selbstoptimierung basiert, sondern auf Verbindung.
#3: Triff Entscheidungen. Sonst triffst du auf Widerstand – in dir
Viele ToDos sind keine Aufgaben. Sondern vertagte Entscheidungen.
„Ich müsste mal wieder…“ ist keine Aufgabe. Es ist ein offener Loop. Und der kostet dich Energie, selbst wenn du ihn verdrängst.
Was hilft:
Wenn du etwas aufschreibst, frag dich: Was genau soll ich tun?
(Nicht: „Newsletter“, sondern: „Thema festlegen + Gliederung skizzieren“)Wenn du es nicht tust: Was hält dich zurück?
(Keine Klarheit? Kein Commitment? Keine Lust?)
Unklare Aufgaben sind wie unaufgeräumte Ecken im System: Du weißt, sie sind da – sie stören dein ganzes Feld und sie kosten dich Energie und Fokus.
#4: Plane realistisch – im Einklang MIT deinem Leben, nicht dagegen
Die größte Falle beim Planen: Wir rechnen mit unserem Ideal-Ich.
Das, das nie müde ist. Immer produktiv. Immer motiviert.
Und dann wundern wir uns, warum die Planung uns stresst, statt stärkt.
Deine Planung darf ehrlich sein:
mit Pufferzeiten
mit bewusstem Platz für Unvorhergesehenes und Spontanes
und vor allem auch mit Raum für deine Zyklen, Bedürfnisse, Launen
Plane nicht, um alles zu schaffen.
Plane, um dich zu entlasten.
Plane, um klarer zu sehen.
Und um dich wieder mit dir selbst und deiner Aufgabe (nicht mit deinen ToDos, sondern mit deinem Wirken!) zu verbinden.
#5: Fokussiere bewusst – statt alles gleichzeitig zu wollen
Fokus ist kein Automatismus. Es ist eine tägliche Entscheidung.
Und manchmal auch ein tägliches Ausbalancieren zwischen innerem Anspruch, äußeren Erwartungen und dem, was sich wirklich stimmig anfühlt.
Was hilft:
Stell dir jeden Morgen die Frage: Was ist heute wirklich wichtig?
Entscheide dich für eine maximal drei Fokusaufgaben, die deinen Tag strukturieren. Baue andere und weniger wichtige Aufgaben um diese Fokusaufgaben herum.
Plane realistisch – und freue dich, wenn du am Ende des Tages alles erledigt hast.
Und: Plane nicht nur Aufgaben – plane auch Fokus-Zeiten, in denen du wirklich bei dir bleibst.
Fokus ist ein Akt der Selbstachtung: Du entscheidest dich damit für Tiefe statt für Breite. Für Wirksamkeit statt Aktionismus. Für Wesentlichkeit statt Beschäftigt sein.
Entscheide dich für Wirksamkeit statt Aktionismus.
#6: Arbeite im Einklang mit deiner Energie – nicht mit externen Taktgebern
Was wir oft vergessen: Wir sind keine Maschinen. Wir haben Rhythmen.
Zyklen. Phasen von hoher Klarheit und Kreativität – und solche, in denen es langsamer geht.
Wenn du versuchst, dich jeden Tag gleich zu strukturieren, wirst du irgendwann scheitern. Nicht, weil du „faul“ bist – sondern weil du gegen dich arbeitest.
Was hilft:
Beobachte, wann du wofür am meisten Energie hast.
Baue deine Arbeit um deine Energie – nicht um die Uhr.
Erlaube dir, an manchen Tagen nur das Nötigste zu tun – und an anderen mit voller Power zu kreieren.
Deine Energie ist dein wertvollstes Kapital. Behandle sie wie eine Verbündete.
#7: Erlaube dir, es dir leicht zu machen
Es klingt so einfach – und ist oft das Schwerste:
Dinge nicht komplizierter zu machen, als sie sind.
Nicht aus Gewohnheit, Pflichtgefühl oder dem inneren Kritiker heraus.
Du darfst:
Aufgaben streichen, die du nur aus Gewohnheit machst
Standards senken, wo es nicht auf Perfektion ankommt
Prozesse vereinfachen, wo Klarheit schon reicht
Frage dich regelmäßig:
Was würde ich tun, wenn ich es mir leicht machen dürfte?
Was darf weg? Was darf einfacher? Was darf bleiben, weil es wirklich zu mir passt?
Das ist kein Rückzug aus der Verantwortung. Das ist gelebte Selbstführung.
#8: Gib ab, was nicht bei dir bleiben muss
Es ist ein weit verbreiteter Irrtum, dass wir alles allein schaffen müssen.
Besonders bei uns Frauen. Wir übernehmen. Kümmern uns. Wollen es „richtig“ machen.
Und übersehen dabei oft: Es ist nicht unsere Aufgabe, alles zu tragen.
Wenn du merkst, dass du dich verzettelst, ausgelaugt bist, immer nur hinterherhinkst:
Dann ist vielleicht nicht „mehr Disziplin“ gefragt, sondern mehr Abgeben.
Stell dir ehrliche Fragen:
Was tue ich nur, weil ich denke, dass „man“ das so macht?
Welche Aufgaben könnte jemand anders schneller, besser oder mit mehr Freude erledigen?
Wo würde ein bisschen Unterstützung mir viel mehr Freiheit bringen?
Delegieren ist kein Zeichen von Schwäche.
Delegieren ist ein Zeichen von Klarheit. Und ein Ja zu deinem Potenzial.
Auf den Punkt gebracht
Du brauchst keine perfekte ToDo-Liste.
Du brauchst ein System, das dich trägt, statt dich zu überfordern.
Du brauchst keine Methode aus dem Lehrbuch – sondern eine, die aus dir kommt.
Eine, die dich stärkt. Die dir Sicherheit gibt. Und Raum und Fokus.
Und das Beste: Du musst nicht alles auf einmal umsetzen.
Fang mit einem Punkt an. Spür hin, was gerade am meisten zieht.
Und dann: Schritt für Schritt. In deinem Tempo. In deiner Klarheit.
Struktur darf wachsen – genauso wie du.
Lust auf Unterstützung?
Wenn du deine Strukturen nicht nur neu ordnen, sondern wirklich auf dich ausrichten willst, begleite ich dich gerne in meinem 1:1 Mentoring.
Wir bringen gemeinsam Licht in dein Aufgabenchaos, lösen alte Muster auf und gestalten ein System, das dir dient – nicht umgekehrt.
Gerade jetzt im Sommer ist ein wunderbarer Moment, um dir den Raum zu nehmen.
Bevor der Herbst wieder anzieht.
👉 Schreib mir eine eMail und vereinbare ein Kennenlerngespräch – ich bin an deiner Seite. Mit Struktur. Mit Klarheit. Mit Herz.
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