8 einfache Schritte, wie du deine eMail-Inbox wieder in den Griff kriegst
Bildquelle: Pixabay.com
Hand aufs Herz:
Weißt du auswendig, wie viele Nachrichten in deinem eMail-Postfach gerade liegen (mal abgesehen von denen, die neu eingetroffen sind und die du nicht kennen kannst)?
Was machst du als erstes, wenn du deinen Rechner hochfährst? eMails checken?
Wie oft am Tag kontrollierst du deine eMails auf deinem Mobiltelefon oder am Rechner?
Wie oft beschäftigst du dich im Durchschnitt mit einer Nachricht, bis sie aus deinem Posteingang verschwindet?
Ich vermute, dass es dir wie den allermeisten Menschen geht:
Dein digitaler Posteingang quillt über, du hast den Überblick darüber verloren und du beschäftigst dich viel zu lange und viel zu oft mit deinen eMails.
Wenn du genug Zeit hast und Spaß daran findest, dann ist das wunderbar - dann kannst du jetzt aufhören zu lesen.
Wenn du deine Zeit lieber in andere Dinge, Aktivitäten und Menschen investierst, in alles, was dir die dir wichtiger ist als deine eMails, dann lies weiter.
Wusstest du eigentlich,
dass die eMail-Rate jährlich um 6 % steigt?
dass bis zu einem Drittel der Arbeitszeit für die eMail-Inbox aufgewendet wird?
dass du 80 %, von dem, was du abspeicherst, nie mehr wieder brauchen wirst?
dass du durchschnittlich eine Minute brauchst, um eine eMail zu lesen und den Inhalt zu erfassen?
Warum ist Posteingang meistens zu voll?
Im Posteingang liegen Nachrichten, um die du dich noch kümmern kannst, musst oder willst. Du hast aber jetzt keine Zeit und/oder Lust oder dir fehlen Informationen für die Weiterberarbeitung.
Du brauchst die Nachrichten vielleicht später, weißt jetzt aber nicht, wohin damit.
Du weißt nicht, ob die eMail wichtig ist.
Du musst vor der weiteren Bearbeitung noch etwas klären.
Im Folgenden stelle ich dir acht einfache Schritte vor, wie deine eMail-Flut eindämmen kannst und deine Inbox wieder in den Griff bekommst.
Mit 8 einfachen Schritten hast du deine eMail-Inbox im Griff.
1. Lies deine eMails nur EINMAL und entscheide sofort, was damit zu tun ist
Lies deine Nachrichten künftig nur noch, wenn du auch wirklich Zeit für Entscheidungen hast. Das heißt konkret, du liest deine eMails genau EINMAL und triffst dann sofort klare Entscheidungen, was zu tun ist:
Löschen, wenn die Nachricht für dich nicht relevant ist.
Delegieren, wenn jemand anderes die Aufgabe erledigen kann.
Abspeichern, wenn nichts weiter zu tun ist.
Sofort bearbeiten, wenn du es innerhalb von 3 Minuten erledigen kannst.
Auf die ToDo-Liste für später, wenn die Erledigung mehr als 3 Minuten in Anspruch nimmt.
Erinnere dich: Du brauchst durchschnittlich 1 Minute, um den Inhalt einer eMail zu lesen und zu erfassen. Das sind bei 30 eMails am Tag 30 Minuten.Hört sich erst einmal nicht nach sooo viel Zeit an, aber wenn du sie immer wieder liest… ganz schön viel wertvolle Zeit, oder?
In vielen eMail-Programmen kannst du z. B. eine Nachricht ganz einfach in eine Aufgabe umwandeln. So geht der Inhalt nicht verloren und du kannst die Nachricht aus deinem Posteingang entfernen. Das funktioniert natürlich auch mit jeder Art von ToDo-Liste.
2. Reserviere dir einen festen Zeitblock für die Bearbeitung des Posteingangs
Gewöhne dir an, deinen Posteingang nur wenige Male am Tag zu checken, z.B. morgens (nach den wirklich wichtigen Aufgaben!), mittags und abends. Mach das nur, wenn du Zeit hast, deine Nachrichten auch weiterzubearbeiten wie in Punkt 1 beschrieben.
Ich empfehle dir, deine eMails im Block zu bearbeiten und nicht jetzt ein bis zwei Nachrichten, in einer halben Stunde noch einmal ein paar und in einer Stunde wieder ein paar. Sorge dafür, dass du regelmäßig eine bestimmte Zeitspanne dafür zur Verfügung hast. Je höher dein eMail-Aufkommen, umso mehr Zeit solltest du einplanen.
Mit dieser Vorgehensweise wirst du wesentlich effektiver in der Bearbeitung deiner eMails sein. Und du schaffst dir ‚nachrichtenfreie‘ Intervalle, mit denen du den Fokus für deine restlichen ToDos schärfen kannst.
3. Automatisiere deinen eMail-Prozess
Definiere soweit wie möglich Regeln bzw. Filter für eingehende und ausgehende Nachrichten, die dir die Übersicht erleichtern und Arbeitsschritte abnehmen. Nutze Regeln für automatische/s bzw. standardisierte/s
Verschieben in Unterordner
Antworten
Löschen
Weiterleiten
Benachrichtigungen
Nutze z.B. QuickSteps in Outlook, um mit einem Klick eine ganze Abfolge von Aufgaben zu erledigen, die immer wiederkehren. Der Unterschied zu Regeln ist, dass diese Aktion aktiv über einen Klick ausgelöst werden muss.
In vielen eMail-Programmen gibt es auch die Möglichkeit, Nachrichten automatisch farblich zu kennzeichnen, so dass du z.B. eMails von deinen wichtigsten Kunden bunt einfärben und so schneller erfassen kannst.
Wenn du eine Nachricht versendest und sie in deine eigene Wiedervorlage nehmen möchtest, z.B. weil du auf eine Antwort wartest, setze dich selbst in Kopie und erstelle eine Regel, dass diese eingehende eMail automatisch in einen ‚Waiting For‘-Ordner verschoben wird – den du dann natürlich regelmäßig checken solltest.
Beschäftige dich einfach mal mit den Möglichkeiten deines eMail-Programms. Die Zeit, die du dafür aufwendest, zahlt sich definitiv aus!
4. Schreibe eMails nur EINMAL
Es gibt immer wieder eMails mit ähnlichem Wortlaut und zu ähnlichen Themen. Anstatt jedes Mal neu zu formulieren oder nach einer alten Nachricht zu suchen und diese zu kopieren, nutze folgende Lösungen:
Vorlagen
Erstelle Vorlagen für eMails, die immer wieder in ähnlicher Form auftauchen. Dafür kannst du einen speziellen Vorlagen-Ordner im eMail-Programm einrichten oder du speicherst diese Templates im Explorer ab. (Wusstest du, dass du auch eMails im Explorer abspeichern kannst?).Text-Bausteine
Es gibt kaum eine einfachere Möglichkeit Zeit zu sparen als durch Apps wie Phrase Expander (Windows) bzw. Text Expander (Mac) oder durch Shortcuts (Tastenkombinationen). Damit kannst du Wörter, Begriffe, Sätze und ganze Absätze inklusive der passenden Formatierung mit einem Knopfdruck einfügen, z. B. Grußformel, Adressen, wiederkehrende Standardsätze
5. Formuliere einen eindeutigen Betreff
Sag in deiner Betreffzeile eindeutig, was zu tun ist (oder auch nicht) und ändere nach Bedarf den Betreff ab, anstatt automatisch auf die Antwort-Funktion zu drücken. Verwende im Betreff neben dem Thema Begriffe wie:
Update:…
Nur zur Info:…
Antwort bitte bis (Datum):…
ToDo…
Frage:…
6. Vermeide Ablenkungen und behalte deinen Fokus
Schalte alle Benachrichtigungen für eingehende Nachrichten aus, egal ob akustisch oder visuell. Wenn du dich nicht ablenken lässt von eingehenden eMails, behältst du deinen Fokus für die Aufgabe, an der du gerade dran bist.
Jede Ablenkung, und wenn sie nur ein kleiner digitaler blinkender Briefumschlag ist, kostet dich wertvolle Zeit und Konzentration. Sie verführt dich, doch mal schnell nachzuschauen, was da gerade angekommen ist. Studien zufolge dauert es bis zu 10 Minuten, um sich nach einer Ablenkung gedanklich wieder voll auf die ursprüngliche Aufgabe zu fokussieren. Willst du jedes Mail aufs Neue 10 Minuten verschenken?
7. Schreibe selbst weniger eMails
Wenn du selbst weniger eMails verschickst, wirst du auf Dauer auch weniger erhalten. Vieles lässt sich auch durch ein kurzes Telefonat einfacher und schneller klären und du reduzierst gleichzeitig den digitalen Informationsfluss. Mit anderen Leuten zu sprechen, hat noch nie geschadet…
Dämme die cc-Flut ein und versende deine eMails nur an die Personen, die wirklich betroffen sind.
8. Formuliere deine eMails konkret und eindeutig
Formuliere deine eMails eindeutig und klar, so dass der Empfänger genau weiß, was zu tun ist und nicht nochmal nachfragen muss.
Schreibe pro Thema getrennte Mails, um die Frage-/Antwortverlauf übersichtlicher zu halten.
Formuliere kurze und präzise Texte, so dass der Empfänger schnell und einfach erfassen kann, um was es geht.
Beantworte Fragen farblich markiert direkt im Text des Absenders bzw. schreibe eigene Fragen direkt in den Text der Ausgangsnachricht.
Schreibe eindeutige Betreffzeilen (siehe Punkt 7).
Zum Abschluss noch ein paar Gedanken zum Umgang mit eMails:
Wie so oft im Leben gibt es auch für einen effizienteren Umgang mit eMails kein One-Size-Fits-All-Konzept. Probiere meine Tipps aus, gib ihnen eine Chance und entscheide, was du langfristig davon umsetzen willst. Du musst deine eigene Lösung und Vorgehensweise finden.
Wenn es bisher gut klappt und du nicht das Gefühl hast, dass dein voller Posteingang dich einengt und stresst, dann mach so weiter wie bisher. Du musst nicht mit Gewalt etwas verändern.
Du hast keine Zeit, dich mit anderen Vorgehensweisen zu beschäftigen und die Impulse auszuprobieren? Ganz ehrlich – das ist eine Ausrede. Denn wenn du wirklich etwas verändern und optimieren möchtest, darfst du JETZT Zeit investieren, um DANACH wesentlich Zeit zu sparen.
Lust auf Mehr?
Dir fehlen Struktur und Effizienz in deinen Business-Abläufen?
Dann schreib mir eine Mail und wir klären, ob und wie ich dich unterstützen kann.
Vielleicht interessieren dich auch diese Artikel hier: