Selbstorganisation von A bis Z – das große Selbstmanagement-ABC für Solo-Selbständige
Bildquelle: canva.com
Selbstmanagement (oder: Selbstorganisation)…
– alle reden davon, die wenigsten fühlen sich wirklich souverän darin.
Gerade als kreative Solo-Selbständige*r jonglierst du oft mit tausend Ideen, Kundenprojekten und Alltagskram – und fragst dich zwischendurch, wie eigentlich alle anderen es schaffen, so organisiert und entspannt zu wirken.
Die Wahrheit:
Niemand hat immer alles im Griff. Aber es gibt Werkzeuge, Denkweisen und kleine Routinen, die dir helfen können, strukturierter mit deiner Zeit und Energie umzugehen.
Und weil Selbstorganisation so viele Facetten hat – von Ablenkungen über Routinen bis hin zu Zielen – habe ich dir ein ganzes ABC zusammengestellt:
Quasi ein bunter Rundumschlag mit Klartext, Inspiration und ein paar Augenzwinkern.
Kein 08/15-Ratgeber, sondern ein ehrlicher Überblick, wie du dir dein persönliches Selbstmanagement aufbauen kannst: klar, machbar, menschlich.
Mach dich bereit für eine Reise von A bis Z – und pick dir die Punkte heraus, die für dich gerade am wertvollsten sind.
A wie Ablenkung
Ablenkungen sind die heimlichen Zeitfresser im Alltag von Solo-Selbständigen. Sie sind überall: das Handy, das pingt, die eMails, die dich aus dem Flow reißen, der Gedanke, dass noch Wäsche wartet. Das Problem ist nicht, dass Ablenkungen existieren – sondern dass wir sie zulassen, ohne bewusst zu wählen.
Selbstmanagement heißt hier: Bedingungen schaffen, die dich schützen. Das kann bedeuten, Benachrichtigungen konsequent abzuschalten, feste Zeiten für Social Media einzuplanen oder dein Arbeitsumfeld so zu gestalten, dass es dir leichter fällt, konzentriert zu bleiben.
Ablenkung ist nicht dein Feind – sie ist ein Signal. Sie zeigt dir, dass dein Kopf gerade nach einer Pause schreit oder dass deine Aufgabe nicht klar genug definiert ist. Wenn du das erkennst, kannst du bewusst gegensteuern.
B wie Balance
Balance klingt immer ein bisschen nach Yoga-Übung – dabei ist es der vielleicht wichtigste Faktor im Selbstmanagement: Es geht darum, deine Energie und deine Lebensbereiche in ein Gleichgewicht zu bringen, das zu dir passt.
Arbeit ohne Pause macht dich langfristig nicht erfolgreicher, sondern leer. Genauso wenig bringt es, dich ständig mit Freizeit zu vertrösten, aber innerlich Druck ohne Ende zu haben.
Balance bedeutet: bewusst hin- und herzuschalten zwischen Aktivität und Erholung, zwischen Struktur und Flexibilität. Für kreative Solo-Selbständige ist das oft eine Gratwanderung – zu viel Struktur killt die Inspiration, zu wenig Struktur führt ins Chaos.
Deine Balance findest du, wenn du dir sowohl feste Container schaffst, in denen Arbeit Platz hat, als auch bewusst Freiräume, in denen du auftanken kannst.
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Business meets Yin & Yang. Oder: Wie du in echte Balance kommst
C wie Chaos
Chaos gehört zum Leben – besonders, wenn du selbständig bist und dein Kopf ständig vor Ideen überquillt. Wichtig ist nicht, Chaos komplett auszurotten (das wäre wie Unkraut jäten im Dschungel), sondern es in Bahnen zu lenken.
Dein Kalender, dein Projektboard oder eine simple ToDo-Liste können dein Rettungsanker sein, wenn du Gefahr läufst, dich zu verzetteln. Chaos wird dann gefährlich, wenn es dir Energie raubt, weil du nichts mehr findest oder ständig das Gefühl hast, den Überblick zu verlieren.
Aber Chaos kann auch kreativ sein – die berühmten „Geistesblitze“ entstehen selten in klinisch reinen Strukturen. Die Kunst liegt darin, das Chaos zu zähmen, ohne es zu töten. Gib ihm einen Parkplatz (Notizbuch, App, Whiteboard), und du hast Kopf und Hände frei für die Umsetzung.
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3 Gründe, warum Chaos dein Büro beherrscht
D wie Delegieren
Delegieren ist für viele Solo-Selbständige ein Reizwort: „Ich bin doch alleine, wie soll ich da was abgeben?“ Aber gerade hier liegt oft ein großer Hebel in der Selbstorganisation:
Delegieren heißt nicht, ein großes Team aufzubauen. Es beginnt damit, dir klarzumachen, dass nicht jede Aufgabe deine persönliche Handschrift braucht. Die Steuerunterlagen? Eine Steuerberaterin macht das schneller und besser. Grafikdesign? Eine Freelancerin kann dir in einer Stunde zaubern, wofür du drei Tage frustriert im Canva versinkst. Und auch im privaten Bereich gilt: Eine Putzhilfe oder jemand, der die Kinder für ein paar Stunden betreut, ist keine Schwäche, sondern eine Investition in deine wertvollste Ressource: deine Zeit.
Delegieren ist Selbstfürsorge – und der Schlüssel, um deine Energie für das freizuhalten, was wirklich dein Business ausmacht.
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5 Fragen, um sinnvoll zu delegieren und wertvolle Zeit für dich zu gewinnen
E wie Energie
Struktur ist die harte Währung, Energie ist die weiche – aber die entscheidendere. Denn was bringen dir perfekte Abläufe, wenn du völlig erschöpft bist und kaum einen klaren Gedanken fassen kannst?
Energiemanagement bedeutet, bewusst darauf zu achten, wann du in deinem natürlichen Hoch bist – und diese Phasen für die wichtigsten Aufgaben zu nutzen. Vielleicht bist du morgens unschlagbar kreativ, aber nachmittags eher in der Lage, Routinekram wegzuschaffen. Achte auf deinen Biorhythmus, iss so, dass es dir guttut, und gönn dir echte Pausen, statt „nur mal schnell“ am Handy zu hängen.
Selbstmanagement ohne Energiemanagement ist wie ein Auto ohne Sprit: Es steht, selbst wenn der Tank groß genug wäre.
F wie Fokus
Fokus ist für kreative Köpfe oft das Schwierigste – und gleichzeitig der größte Hebel. Dein Kopf liebt neue Ideen, aber ohne Fokus bleibt alles Stückwerk.
Stell dir Fokus wie einen Scheinwerfer vor: Wenn er alles gleichzeitig beleuchtet, blendet er. Wenn er eine Sache ins Rampenlicht stellt, wird sie klar und sichtbar.
Fokus heißt, dich bewusst für eine Sache zu entscheiden und die anderen Ideen in ein Wartezimmer zu setzen. Das ist kein Verlust, sondern ein Gewinn an Klarheit.
Der Trick: Definiere vor Beginn deines Arbeitstags, welche eine Sache heute auf jeden Fall erledigt sein soll. Alles andere darf Bonus sein. So vermeidest du, dass deine Energie in 100 Richtungen verpufft.
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G wie Gewohnheiten
Deine Gewohnheiten entscheiden mehr über deine Selbstorganisaiton, als jede App es je könnte. Denn sie laufen automatisch, ohne dass du Energie in Entscheidungen investieren musst.
Die Frage ist nur: Arbeiten deine Gewohnheiten für dich oder gegen dich? Scrollst du morgens direkt nach dem Aufwachen durch Nachrichtenfeeds – oder startest du in Ruhe und einem kurzen Check-in mit dir selbst?
Gewohnheiten wirken unsichtbar, aber sie summieren sich. Kleine Routinen wie ein fester Start in den Tag, eine klare Wochenplanung oder ein Feierabendritual sparen dir mehr Zeit und Kraft, als du auf den ersten Blick merkst.
Du musst nicht dein komplettes Leben umkrempeln – oft reichen zwei, drei neue Gewohnheiten, um dir den Rücken freizuhalten.
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Gute Gewohnheiten verankern - Dranbleiben mit weniger Druck & mehr Flow
H wie HomeOffice
HomeOffice ist Fluch und Segen zugleich. Es schenkt dir Freiheit, spart Pendelzeit und gibt dir die Möglichkeit, so zu arbeiten, wie es zu dir passt. Gleichzeitig lauern dort die größten Ablenkungen: der Kühlschrank, der Wäschestapel, die Nachbarin, die spontan auf einen Kaffee vorbeischaut.
Damit das HomeOffice für dich funktioniert, braucht es klare Grenzen. Ein fester Arbeitsplatz, auch wenn er klein ist, schafft den Rahmen. Starte den Tag mit einem Ritual, das den Übergang von „Zuhause“ zu „Arbeit“ markiert – und beende ihn genauso bewusst. Sonst verschwimmen die Rollen, und du fühlst dich ständig halb am Arbeiten und halb am Ausruhen.
Das Ergebnis: Du bist nie richtig in der Arbeit und nie richtig im Feierabend.
Klare Strukturen machen dein HomeOffice zu einem echten Kraftort.
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Dein Home-Office: Erfolgsbooster oder Erfolgsbremse?
I wie Ideenchaos
Das berühmte „Ideenchaos“ kennen fast alle Selbständigen: Du hast eine geniale Eingebung beim Zähneputzen, zehn neue Projektideen auf dem Weg zum Supermarkt und nachts um zwei fällt dir die Lösung für ein Problem ein, von dem du am Vortag noch gar nicht wusstest, dass du es hast.
Ideen sind wunderbar – aber ohne Struktur werden sie zum Ballast. Schreib sie auf, sortiere sie in ein „Ideenparkhaus“ und gönn dir den Luxus, sie erst einmal stehen zu lassen. So verhinderst du, dass du ständig aus dem aktuellen Projekt rausfliegst, nur weil dich etwas Neues anspringt.
Ideen sind wie kleine Kinder: Sie wollen gesehen und festgehalten werden, aber sie brauchen nicht alle gleichzeitig deine volle Aufmerksamkeit.
Hier findest du einen smarten Weg, dein Ideenchaos in Fokus zu wandeln:
Vom Ideen-Chaos zum Projekt-Fokus (Minikurs)
J wie Journaling
Journaling ist weit mehr als Tagebuchschreiben. Es ist eine Methode, dein Kopfchaos zu sortieren und Klarheit zu schaffen. Wenn du deine Gedanken, Sorgen und Pläne zu Papier bringst, entlastest du dein Gehirn – das muss nicht länger alles gleichzeitig jonglieren.
Schon ein paar Minuten am Morgen können dir helfen, deine wichtigsten drei Aufgaben für den Tag festzulegen. Abends kannst du reflektieren: Was lief gut? Was darf morgen anders sein?
Journaling ist wie ein inneres Gespräch mit dir selbst, das dich erdet, entschleunigt und strukturiert. Und das Beste: Dein Notizbuch bewertet nicht, es hört dir einfach zu.
K wie Klarheit
Klarheit ist vielleicht der größte Produktivitätsbooster überhaupt. Denn solange du nicht weißt, was du willst oder wohin du willst, rennst du Gefahr, deine Energie zu verplempern.
Klarheit entsteht aber selten im Kopfkino, sondern fast immer durchs Tun. Starte, teste, setze um und mach Erfahrungen – und plötzlich wird dir klar, ob der eingeschlagene Weg stimmig ist oder nicht.
Klarheit heißt auch, bewusst Entscheidungen zu treffen und damit Unsicherheit zu reduzieren. Statt dich in endlosen Grübeleien zu verlieren, hilft oft die simple Frage: „Was ist der nächste kleine Schritt?“ Jeder Schritt, den du gehst, bringt dir mehr Klarheit, als stundenlang darüber nachzudenken.
L wie Loslassen
Loslassen ist ein unterschätztes Selbstmanagement-Tool. Denn jede angefangene, aber nicht abgeschlossene Aufgabe bleibt als offener Tab in deinem Kopf geöffnet – und blockiert Fokus und Energie. Manchmal ist es effektiver, bewusst ein Projekt zu beenden oder eine Idee endgültig zu streichen, als sie ewig mit dir herumzuschleppen.
Loslassen bedeutet nicht, zu scheitern. Im Gegenteil: Es ist ein Akt der Selbstfürsorge. Du machst Platz für Neues und gibst deiner Energie die Möglichkeit, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
Überlege regelmäßig: Was darf jetzt gehen? Welche Aufgaben oder Ziele passen nicht mehr zu mir?
Loslassen ist genauso wichtig wie Festhalten – vielleicht sogar wichtiger.
M wie Morgenritual
Dein Morgen ist das Fundament für deinen ganzen Tag. Startest du hektisch, stolperst du meist auch so durch die Stunden.
Beginnt dein Tag bewusst, setzt du einen klaren Rahmen. Ein Morgenritual muss nicht kompliziert sein: ein Glas Wasser, ein paar Minuten Bewegung, eine kleine Meditation oder Journaling reichen völlig.
Wichtig ist die bewusste Entscheidung, den Tag mit dir selbst zu beginnen – und nicht mit fremden ToDos aus deinem Posteingang. So gibst du deinem Kopf das Signal: „ICH habe die Führung.“ Und genau diese Haltung spiegelt sich im weiteren Verlauf deines Tages wider.
N wie Nein sagen
Nein sagen ist eine Kunst – und eine der wirksamsten Formen von Selbstmanagement. Denn jedes Ja zu einer fremden Bitte ist ein Nein zu deiner eigenen Priorität. Viele Selbständige haben Angst, durch ein Nein unhöflich oder egoistisch zu wirken. In Wahrheit ist es ein Akt von Selbstfürsorge und Klarheit.
Ein Nein muss nicht hart oder verletzend sein – es kann freundlich, klar und respektvoll formuliert werden.
Das Entscheidende ist, dass du dir bewusst machst: Deine Zeit ist begrenzt. Und du hast das Recht, sie so einzusetzen, dass sie dich und dein Business stärkt.
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Willst du oder willst du nicht? Warum es wichtig ist, NEIN zu sagen, wenn du NEIN meinst
O wie Ordnung
Ordnung klingt langweilig – ist aber ein Turbo-Booster für deine Selbstorganisation. Chaos auf dem Schreibtisch, in den Dateien oder im Kopf kostet dich jeden Tag wertvolle Minuten (und Nerven).
Ordnung heißt nicht, steril zu leben, sondern ein System zu haben, in dem du schnell findest, was du brauchst. Ob digitale Ordnerstruktur, ein sauberer Arbeitsplatz oder eine klare Ablage – Ordnung schenkt dir Zeit, mentale Ruhe und ein großes Stück Freiraum.
Ordnung ist kein Selbstzweck, sondern eine Investition in dein zukünftiges Ich, das sich bedankt, weil es nicht erst ewig suchen muss.
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Das große ABC der Büroordnung - Tipps, Hintergrundwissen und Strategien
P wie Prioritäten
Deine ToDo-Liste ist kein All-you-can-eat-Buffet, bei dem du von allem ein bisschen probierst und am Ende völlig überfressen bist (schöner Vergleich, oder 😉).
Prioritäten setzen heißt: klar entscheiden, was heute den größten Unterschied macht. Nicht alles ist gleich wichtig – auch wenn es sich manchmal so anfühlt. Frag dich: Wenn ich heute nur eine Sache erledige, welche bringt mich meinem Ziel am nächsten?
Diese Klarheit ist befreiend. Sie schützt dich vor Verzetteln, vor Prokrastination und vor dem Gefühl, ständig viel zu tun und doch nichts zu schaffen. Prioritäten sind dein Filter – ohne ihn verschwimmst du im Nebel.
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Prioritäten setzen: Wie du in deiner Selbständigkeit einfacher erkennst, was wichtig ist und was nicht
Q wie Quick Wins
Große Projekte sind wichtig, aber kleine Erfolge halten dich am Laufen. Quick Wins sind kleine Aufgaben, die sofort sichtbare Ergebnisse bringen – die eMail, die endlich raus ist, die Ablage, die du erledigt hast, der eine Anruf, den du schon ewig vor dir herschiebst.
Diese Mini-Siege sind nicht banal, sie sind Treibstoff für deine Motivation. Denn nichts gibt dir so viel Schwung, wie das Gefühl: „Ich habe was geschafft.“ Quick Wins sind die Energiebooster in deinem Alltag – nutze sie bewusst.
R wie Routinen
Routinen sind wie Schienen für deinen Alltag: Sie halten dich auf Kurs, auch wenn deine Motivation mal eine Pause macht. Der Vorteil von Routinen ist, dass sie Energie sparen – du musst nicht jeden Tag neu entscheiden, ob du dich hinsetzt, planst oder Sport machst. Alles läuft automatisch.
Wichtig ist, dass du Routinen wählst, die zur dir und deinem Leben passen, die dich unterstützen, und dass du sie realistisch hältst.
Lieber eine kleine, aber feste Routine (z. B. jeden Morgen zehn Minuten schreiben) als riesige Vorsätze, die nach einer Woche verpuffen. Routinen sind dein Sicherheitsnetz im hektischen Alltag.
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Wie du mit guten Routinen dein (Business-)Leben einfacher und entspannter machst
S wie Struktur
Struktur ist kein Käfig, sondern ein Geländer. Viele Kreative fürchten, dass Struktur ihre Freiheit einschränkt – dabei ist das Gegenteil der Fall.
Eine klare Struktur gibt dir Orientierung und Raum, damit deine Ideen nicht verpuffen, sondern umgesetzt werden. Sie verhindert, dass du dich ständig fragst: „Womit fang ich an?“
Struktur muss nicht starr sein, sie darf flexibel bleiben. Aber ohne irgendeine Form von Struktur landest du schnell im Hamsterrad, obwohl du eigentlich dein eigenes Business gestartet hast, um genau das zu vermeiden.
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Weniger Chaos, mehr Klarheit: 8 Wege, um deine Aufgaben sinnvoll zu strukturieren
T wie ToDos
ToDos sind wie Gäste auf einer Party: Manche sind gern gesehen, andere nerven, wieder andere kommen immer wieder unangemeldet.
Deine Aufgabe als Gastgeber*in ist es, die Gästeliste zu kuratieren. Nicht alles gehört auf deine Liste, und schon gar nicht alles gleichzeitig. Mach deine ToDos sichtbar, sortiere sie nach Wichtigkeit und Dringlichkeit – und sei mutig, welche von der Liste zu streichen.
Denn die wahre Kunst liegt nicht darin, alle Aufgaben unterzubringen, sondern darin, die richtigen zu wählen.
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Das Geheimnis der Aufgabenliste: Wie du den Überblick über all deine Aufgaben behältst und sie erfolgreich umsetzen kannst
U wie Umsetzung
Planen ist gut, Umsetzen ist besser. Viele Selbständige bleiben in der Planungsfalle hängen, weil alles erst perfekt vorbereitet sein soll. Aber das Leben belohnt nicht die besten Pläne, sondern die, die ins Handeln kommen.
Umsetzung heißt, auch mit Unvollkommenheit zu starten. Jede kleine Tat bringt dich weiter als der schönste Gedankenknoten. Und oft zeigt sich der Weg erst, wenn du ihn gehst.
Also: weniger perfektionieren, mehr machen.
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Tägliche Mini-Schritte, große Erfolge: Dein Projekt in 15 Minuten am Tag
V wie Verzetteln
Verzetteln ist der kleine Bruder der Prokrastination – du machst zwar viel, aber nichts richtig fertig. Das fühlt sich anstrengend an, aber nicht erfüllend.
Die Lösung liegt im Mut zur Entscheidung: Lieber ein Projekt abschließen, als fünf gleichzeitig halb anzufangen.
Verzetteln passiert oft aus Angst, sich festzulegen. Aber jedes Nein zu Ablenkungen und Nebenprojekten ist ein Ja zu Klarheit und Fortschritt.
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Endlich Schluss mit Verzetteln (eBook)
W wie Werte
Dein Selbstmanagement wird nur funktionieren, wenn es zu deinen Werten passt.
Wenn dir Freiheit wichtig ist, kannst du dich nicht mit einem starren 12-Stunden-Plan glücklich machen. Wenn dir Tiefe wichtig ist, wirst du oberflächliche Schnellschüsse nicht lange durchhalten.
Werte sind dein inneres Navi: Sie zeigen dir, wie du deine Zeit und Energie nutzen darst, damit sie sich für dich stimmig anfühlt. Nur wenn Kopf und Herz im Einklang sind, wird dein Selbstmanagement nachhaltig.
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Leben und Arbeiten nach deinen Werten - was bedeutet das?
X wie X-Faktor
Selbstmanagement ist kein Schema F, sondern hochindividuell. Dein X-Faktor ist das, was dich einzigartig macht – dein Biorhythmus, deine Arbeitsweise, deine Bedürfnisse. Was für andere funktioniert, kann für dich eine Katastrophe sein.
Der Schlüssel liegt darin, Methoden an DICH anzupassen, statt dich in fremde Systeme zu zwängen. Deine Art, dich selbst zu organisieren darf so sein, wie es dir dient – auch wenn es auf Instagram nicht fancy aussieht.
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Y wie Yin & Yang
Aktivität und Erholung sind wie zwei Seiten derselben Medaille. Yin (Ruhe, Entspannung, Reflexion) und Yang (Handeln, Umsetzen, Vorangehen) brauchen einander.
Viele Selbständige verbringen zu viel Zeit im Yang, bis der Akku leer ist. Genauso lähmt es, wenn du zu lange im Yin verharrst und ins Grübeln rutschst.
Achte auf den Wechsel, plane Pausen genauso bewusst wie Action – und du bleibst langfristig im Gleichgewicht.
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Z wie Ziele
Ziele sind dein Navi. Ohne sie landest du im Kreisverkehr deiner ToDos – viel Bewegung, wenig Fortschritt.
Mit klaren Zielen triffst du bessere Entscheidungen, bleibst dran und kannst unterwegs überprüfen: Bin ich noch auf Kurs? Wichtig ist, dass Ziele nicht starr sind. Sie dürfen sich verändern, angepasst werden, neue Abzweigungen eröffnen. Es geht nicht darum, dich in einen Zwang zu pressen, sondern dir Orientierung zu geben.
Ein gutes Ziel ist wie ein Leuchtturm: Es zeigt dir die Richtung, aber du entscheidest, wie du den Weg dorthin gehst.
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ZIELE SETZEN auf andere Art – für ein entspanntes & erfülltes (Business-) Leben
Auf den Punkt gebracht
Selbstmanagement ist kein starres System, das du einmal installierst und dann läuft es für immer. Es ist ein lebendiger Prozess – so individuell wie dein Business und dein Alltag. Von A wie Ablenkung bis Z wie Ziele geht es nicht darum, alles gleichzeitig umzusetzen, sondern die Bausteine zu finden, die jetzt zu dir passen.
Mal brauchst du mehr Fokus, mal mehr Balance. Mal helfen dir Routinen, mal das mutige Loslassen.
Entscheidend ist:
Du darfst deine ganz eigene Art der Selbstorganisation erfinden – eines, das dich stärkt, statt dich einengt und vor allem das zu dir und deinem Leben passt: Die Zeit von „one size fits all“ ist definitiv vorbei!
Wenn du dir dabei Unterstützung wünschst
In meinem 1:1-Mentoring helfe ich dir, dein ganz persönliches Zeit- und Selbstmanagement und individuellen Organisationsstrukturen aufzubauen – klar, machbar, menschlich.
Damit du in deinem Business aufgehst und nicht unter!
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